Kontrollieren (IPERKA)
1. Wozu dient die Kontrollphase?
Die Kontrollphase stellt sicher, dass das Projektergebnis den vereinbarten Anforderungen entspricht, bevor es offiziell abgenommen wird. Sie schützt beide Seiten: Den Auftragnehmer vor ungerechtfertigten Nachforderungen und den Auftraggeber vor einem unvollständigen oder mangelhaften Ergebnis.
Die Kontrolle ist keine Kritik am Team. Sie ist ein professioneller Qualitätssicherungsschritt, der zum Projektabschluss gehört wie die Unterschrift unter einen Vertrag.
2. Checklisten
Eine Checkliste ist das einfachste und wirkungsvollste Kontrollinstrument. Sie hält fest, was geprüft werden muss, und macht den Prüfprozess nachvollziehbar und wiederholbar.
Aufbau einer guten Checkliste
Eine Checkliste braucht einen klaren Titel mit Projektname, Datum und Version. Die Prüfpunkte werden nach Themen gegliedert (z. B. Funktionalität, Design, Dokumentation), damit die Übersicht erhalten bleibt. Jeder Punkt muss so formuliert sein, dass er eindeutig mit Ja oder Nein beantwortet werden kann. Am Ende gehört ein Unterschriftsfeld für Auftragnehmer und Auftraggeber dazu.
Arten von Checklisten im Projektkontext
| Typ | Zweck |
|---|---|
| Abnahmecheckliste | Prüft ob alle vereinbarten Lieferpunkte erfüllt sind |
| Qualitätscheckliste | Prüft Fehlerfreiheit, Vollständigkeit, Normen |
| Sicherheitscheckliste | Prüft Risiken und Schutzmassnahmen |
| Prozesscheckliste | Prüft ob alle Schritte durchgeführt wurden |
Formate für Checklisten
Je nach Einsatzzweck eignen sich verschiedene Formate:
Word oder Google Docs sind einfach zu erstellen und gut für interne Nutzung geeignet.
Ausfüllbare PDFs eignen sich für formelle Abnahmen mit Unterschrift und lassen sich digital archivieren.
HTML-Formulare sind modern und browserbasiert. Sie können direkt online ausgefüllt und abgesendet werden. Besonders nützlich sind sie, wenn mehrere Personen gleichzeitig Zugriff brauchen oder Antworten automatisch gespeichert werden sollen.
Excel oder Google Sheets sind sinnvoll, wenn die Checkliste Berechnungen oder statistische Auswertungen enthalten soll.
3. Abnahmeprotokoll
Das Abnahmeprotokoll ist ein formelles Dokument, das den Abschluss eines Projekts oder einer Lieferung rechtlich und organisatorisch festhält. Es geht über eine Checkliste hinaus und gilt als verbindliches Übergabedokument.
Was gehört in ein Abnahmeprotokoll?
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Projektname, Auftragsnummer | Eindeutige Identifikation |
| Datum der Abnahme | Wann wurde geprüft? |
| Auftragnehmer | Name, Firma |
| Auftraggeber | Name, Firma |
| Beschreibung des Liefergegenstands | Was wurde übergeben? |
| Prüfpunkte mit Ergebnis | Bestanden, nicht bestanden oder offen |
| Festgestellte Mängel | Mit Frist zur Behebung |
| Entscheid | Abgenommen, bedingt abgenommen oder abgelehnt |
| Unterschrift beider Parteien | Rechtliche Verbindlichkeit |
Warum ist die Unterschrift des Kunden so wichtig?
Die Unterschrift des Auftraggebers hat rechtliche Konsequenzen. Sie bestätigt, dass das Werk geprüft und als weitgehend korrekt befunden wurde. Nach erfolgter Abnahme verjähren Mängelrechte erst nach zwei Jahren (Art. 371 OR beim Werkvertrag). Ohne Abnahme bleibt unklar, ob das Werk akzeptiert wurde, was Streitpotenzial schafft. In der Regel löst die Abnahme auch die Schlusszahlung aus.
Kein Projekt ist offiziell abgeschlossen, solange keine schriftliche Abnahme vorliegt.
4. Soll-Ist-Vergleich
Beim Soll-Ist-Vergleich wird gegenübergestellt, was ursprünglich geplant wurde und was tatsächlich erreicht worden ist.
| Dimension | Soll | Ist | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Termin | Woche 12 | Woche 13 | +1 Woche |
| Aufwand | 40h | 52h | +12h |
| Funktionen | 8 Features | 7 Features | 1 Feature weniger |
| Qualität | Alle Tests bestanden | 1 Test offen | Offen |
Abweichungen sind normal. Entscheidend ist, dass sie erkannt, dokumentiert und begründet werden.
5. Wer ist an der Kontrolle beteiligt?
Der Auftragnehmer erstellt die Checkliste und führt die interne Qualitätsprüfung durch. Der Auftraggeber nimmt das Werk ab und unterzeichnet das Abnahmeprotokoll. Bei grossen Projekten können auch Dritte beteiligt sein, etwa externe Prüfer, Fachspezialisten oder Behörden.