IPERKA-Phasen verinnerlichen

Aufgabe

Diese Übung hilft dir, die sechs IPERKA-Phasen wirklich zu verstehen. Es geht nicht darum, eine fertige Checkliste zu erstellen, die du später im Projekt verwendest. Stattdessen sollst du dir für jede Phase überlegen: Was wäre in dieser Phase wichtig? Welche Fragen würde ich mir stellen? Was könnte schiefgehen?

Die untenstehende Fragenliste dient als Einstieg. Lies sie durch, denke darüber nach und ergänze, was dir für dein eigenes Projekt noch wichtig erscheint.

Diese Übung ist kein Teil von LB1.

Fragenliste

Schritt 1 | Informieren: Was genau ist der Auftrag?

Finde heraus, worum es im Auftrag genau geht. Hast du alle nötigen Informationen? Kannst du dir ein gutes Bild von der Aufgabe machen? Welches Ziel möchtest du damit erreichen?

Was ist das Ziel?
Habe ich alle nötigen Informationen?
Wozu dient das Projekt?
Wann soll das Projekt umgesetzt sein?
Wer ist beteiligt?

Schritt 2 | Planen: Erarbeite die Arbeitsschritte

In diesem Schritt konkretisierst du das Projekt. Welche Möglichkeiten gibt es? Entscheide, wer welche Aufgaben übernimmt, wie der Zeitplan aussehen soll und welches Budget eingeplant wird. Lege Meilensteine fest.

Welche Ressourcen müssen eingeplant werden?
Wer ist für welche Teilaufgabe zuständig?
Wie sieht der konkrete Zeitplan aus?
Welches Budget wird festgesetzt?
Sind Meilensteine definiert?

Schritt 3 | Entscheiden: Welchen Lösungsweg schlägst du ein?

Entscheide dich für einen Lösungsweg und definiere, welche Kriterien dich zu dieser Entscheidung geführt haben. Kläre, wer informiert werden muss und ob alle Beteiligten über die nötigen Informationen verfügen.

Wissen alle Beteiligten Bescheid und kennen ihre Aufgaben?
Ist der Lösungsweg klar definiert?
Wurde realistisch geplant?

Schritt 4 | Realisieren: Die Umsetzung steht an

Dieser Teil nimmt oftmals die meiste Zeit in Anspruch. Jetzt geht es an die konkrete Umsetzung des Projekts. Halte die eingebrachten Stunden und den Arbeitsablauf fest. Stellst du bereits Abweichungen fest?

Werden die vorgegebenen Schritte eingehalten?
Wurden bereits Teilziele (Meilensteine) erreicht?
Werden die Ressourcen eingehalten?

Schritt 5 | Kontrollieren: Behalte dein Projekt im Auge

Läuft alles nach Plan oder gibt es Anzeichen von Abweichungen? Werden die Kosten und der Zeitplan eingehalten? Müssen Anpassungen vorgenommen werden?

Stimmt der Outcome mit dem Geplanten überein?
Gibt es Abweichungen oder Probleme?
Wird nach Plan vorgegangen?

Tipp: Prüfe regelmässig Zwischenziele, um gegebenenfalls rechtzeitig korrigieren zu können. Brich das Projekt ab, falls du es scheitern siehst, und fange dann mit den gelernten Erfahrungen neu an.

Welche Dokumente brauche ich in dieser Phase?

Zum Kontrollieren gehören zwei konkrete Unterlagen:

Abnahmecheckliste: Eine Liste mit allen Punkten, die vor der Übergabe erfüllt sein müssen. Jeder Punkt wird geprüft und als erledigt oder offen markiert. Die Checkliste wird von Auftragnehmer und Auftraggeber gemeinsam durchgegangen.

Abnahmeprotokoll: Das formelle Dokument, das die Übergabe rechtlich absichert. Es enthält Projektname, Datum, beteiligte Personen, das Ergebnis der Prüfung und allfällige Mängel mit Behebungsfrist. Beide Parteien unterzeichnen es. Erst mit dieser Unterschrift gilt das Projekt als offiziell abgeschlossen und die Schlusszahlung wird ausgelöst.

Schritt 6 | Auswerten: Schätze das Ergebnis ein

Im letzten Schritt geht es darum, das ganze Projekt Revue passieren zu lassen. Wurden alle Arbeitsschritte eingehalten und umgesetzt? Wurden die Ziele erreicht? Gibt es etwas, das besser gemacht werden könnte?

Wurden alle Arbeitsschritte eingehalten und umgesetzt?
Wurden die Ziele erreicht?
Wurden Verbesserungsvorschläge für kommende Projekte dokumentiert?
Welche Erkenntnisse wurden gewonnen?